Annexe RGPD – Traitement de données pour le compte du bailleur
Version du 2 octobre 2026
1. Parties et qualification
Le client utilisateur de gerermonlocataire.fr qui détermine les finalités et moyens essentiels de la gestion locative est le « Responsable du traitement ». L'éditeur de gerermonlocataire.fr, À COMPLÉTER : nom ou dénomination sociale, est le « Sous-traitant » pour les traitements décrits ci-dessous.
2. Objet, durée, nature et finalités
Le Sous-traitant est autorisé à traiter les données nécessaires à la fourniture du service de gestion locative en ligne, pendant la durée du contrat et la période technique nécessaire à la restitution, l'export et la suppression des données.
Les opérations peuvent comprendre : collecte sur instruction du client, enregistrement, organisation, hébergement, consultation, modification, calcul, génération de documents, export, sauvegarde, restauration et suppression.
Finalités : permettre au Responsable du traitement de gérer ses logements, baux, locataires, loyers, charges, quittances, documents et fonctionnalités associées.
3. Personnes et catégories de données
Personnes concernées : bailleurs, locataires, colocataires, cautions et autres personnes figurant dans les documents importés.
Données susceptibles d'être traitées : identité, coordonnées, adresse, informations relatives au bail et au logement, loyer, charges, historique et statut des règlements, quittances, documents locatifs, données nécessaires à la signature lorsque la fonction est utilisée, et données techniques associées.
Le client ne doit pas confier au service des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD ou des données pénales sauf nécessité démontrée, base légale appropriée et accord préalable lorsque nécessaire.
4. Instructions documentées
Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du Responsable du traitement, notamment au travers des actions réalisées dans l'interface, des paramètres du compte, du présent contrat et des demandes écrites compatibles avec le service et le RGPD. S'il estime qu'une instruction constitue une violation de la réglementation applicable, il en informe le Responsable du traitement dans les conditions permises par la loi.
5. Confidentialité et habilitations
Le Sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation appropriée de confidentialité et n'accèdent qu'aux informations nécessaires à leurs fonctions.
6. Sécurité
Le Sous-traitant met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au risque conformément à l'article 32 du RGPD. Ces mesures doivent être documentées et refléter la réalité du service.
- contrôle des accès et principe du moindre privilège ;
- protection des comptes administrateurs et gestion des mots de passe ;
- chiffrement des communications par HTTPS/TLS ;
- mises à jour et correction des vulnérabilités ;
- sauvegardes et mécanisme de restauration ;
- journalisation adaptée et surveillance des incidents ;
- Contrôle d’accès par propriétaire, protection CSRF et archives PDF chiffrées AES-256-GCM.
7. Sous-traitants ultérieurs
Le Responsable du traitement autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs nécessaires au service, sous réserve d'être informé de tout ajout ou remplacement suffisamment à l'avance pour pouvoir émettre une objection motivée portant sur la protection des données. Le Sous-traitant impose à ses sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles pertinentes du présent contrat.
- LWS — À COMPLÉTER : localisation contractuelle LWS et sauvegardes — hébergement et sauvegardes
- Resend si activé — À COMPLÉTER : Resend activé ou non ; localisation et garanties si activé — envoi des quittances
- Signature manuscrite traitée sur le serveur du site, sans prestataire de certification
- À COMPLÉTER : maintenance / sauvegarde externe ou aucun
8. Transferts internationaux
Le Sous-traitant ne réalise de transfert vers un pays tiers ou une organisation internationale que conformément au RGPD. Lorsque nécessaire, il met en place une décision d'adéquation, des clauses contractuelles types ou une autre garantie valide, avec les mesures supplémentaires nécessaires.
9. Assistance pour les droits des personnes
Compte tenu de la nature du traitement, le Sous-traitant assiste dans la mesure du possible le Responsable du traitement pour répondre aux demandes d'accès, rectification, effacement, limitation, portabilité ou opposition concernant les données hébergées dans le service. Si une personne contacte directement gerermonlocataire.fr au sujet de données traitées uniquement pour le compte du bailleur, la demande est transmise au bailleur ou orientée vers lui, sauf obligation légale contraire.
10. Assistance, analyses et contrôles
Le Sous-traitant fournit les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 et assiste, compte tenu de la nature du traitement et des informations disponibles, pour la sécurité, les violations de données et, lorsque nécessaire, les analyses d'impact relatives à la protection des données.
11. Violations de données
Le Sous-traitant informe le Responsable du traitement dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d'une violation affectant les données traitées pour son compte et lui transmet les informations raisonnablement disponibles permettant d'évaluer ses obligations de notification et d'information.
12. Sort des données à la fin du contrat
À la fin de la prestation, au choix du Responsable du traitement et sous réserve des obligations légales applicables, les données confiées sont restituées/exportées puis supprimées ou anonymisées selon le processus technique du service. Les copies résiduelles contenues dans les sauvegardes sont supprimées au terme de leur cycle normal : À COMPLÉTER : cycle maximal de purge des sauvegardes.
13. Audit et preuve de conformité
Le Sous-traitant tient à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer sa conformité et autorise des audits dans des conditions proportionnées, convenues à l'avance, respectant la sécurité, la confidentialité des autres clients et les contraintes légitimes d'exploitation.
14. Obligations du Responsable du traitement
- ne confier que des données collectées et traitées de manière licite, loyale et transparente ;
- déterminer une base juridique appropriée et informer les personnes concernées ;
- respecter la minimisation et définir ses propres durées de conservation ;
- documenter les instructions adressées au Sous-traitant ;
- gérer les demandes d'exercice de droits et solliciter l'assistance du Sous-traitant lorsque nécessaire ;
- ne pas utiliser gerermonlocataire.fr pour un traitement incompatible avec la finalité et les capacités du service.
15. Contact protection des données
Sous-traitant : À COMPLÉTER : e-mail vie privée
Responsable du traitement : coordonnées renseignées par l'utilisateur dans son compte.